公文规范处理办法

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公文规范处理办法 2015年04月08日 17:49点击：[] 包头市档案局（馆）公文规范处理办法 第一章 总则 第一条 根据《国家行政机关公文规范处理办法》，为使我局（馆）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 第二条 公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。 第六条 负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。 第七条 局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导各科室的公文处理工作。 第八条局办公室配备文秘专职人员负责公文处理工作。 第二章 公文种类第九条 局（馆）公文种类主要有：决定、通知 、通报 、 报告 、请示 、批复 、意见 、工作计划、总结、函 、会议纪要等。 第三章 公文格式 第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、 主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。 （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时主办机关排列在前。 （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用 标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 第十一条公文用纸一般 采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。页面设置：上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。 保密等级字体：3号黑体 紧急程度字体：3号黑体平行文文号：文号——仿宋(GB2312)三号、居中显示。上行文文号：文号——仿宋(GB2312)三号、左空一个字的距离;签发人的字体,签发人：仿宋(GB2312)三号字体签发人姓名，楷体三号、右空一个字的距离文号用仿宋(GB2312)三号加黑，文号用六角符号“﹝﹞”标题：方正小标宋简体体，20号主送机关的字体：仿宋（GB2312）三号字正文的字体：仿宋（GB2312），三号字（行间距：一般设置“固定值”28磅） 附件的字体：仿宋（GB2312），三号字作者的字体：仿宋（GB2312），三号字日期的字体：仿宋（GB2312），三号字注释的字体：小于正文的4号仿宋（GB2312）主题词的字体：三号黑体主题词中的词组用方正小标宋简体小三号字体抄送机关的字体：仿宋（GB2312），三号字印发说明的字体：仿宋（GB2312），三号字二级标题：黑体，三号 三级标题：楷体，三号大小标题号“一、二、三……”用黑体三号；“（一）（二）（三）……”用楷体三号印发机关名称和印发日期用仿宋（GB2312）三号字体 第四章 行文规则 第十二条行文应当确有必要，注重效用。 第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示报告。 第十四条依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 第十五条属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 第十六条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。同时，请示中一定要写清联系人及联系电话。 “报告”不得夹带请示事项。 第五章 发文办理 第十八条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 第十九条草拟公文应当做到： （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标题正确，篇幅力求简短。 （二）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。 （五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 （六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用 阿拉伯数字。 第二十条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。 第二十一条以本机关名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要领导或者由主要领导授权的其他负责人签发。 第二十二条公文正式印制前，要由办公室主任、文秘人员进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第六章 收文办理 第二十三条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。 第二十四条收到下级机关上报的需要办理的公文应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。第二十五条经审核，对符合本办法规定的公文，由办公室提出拟办意见，采取自下而上的办法运行公文。紧急公文，应当明确办理时限。第二十六条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。 第二十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第二十八条送负责人批示或者交有关科室办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第七章 公文归档 第二十九条公文办理完毕后，应当根据《 中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 第三十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。 第三十一条本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。 第三十二条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。第三十三条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第八章 公文管理 第三十四条公文由文秘专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第三十五条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 第三十六条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。 第三十七条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第九章 附则第三十八条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。 第三十九条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。 第四十条本办法自2012年3月1日起施行。 二○一二年二月十六日 上一条：市档案局（馆）关于2015年工作总结和2016年工作安排的报告 下一条：包头市档案局（馆）公务用车管理办法 【关闭】