包头市档案局关于印发《包头市电子档案移交与接收办法》的通知

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包档发〔2016〕14号 包头市档案局关于印发《包头市 电子档案移交与接收办法》的通知 市委各部门、市直各机关、各旗县区档案局： 依据国家档案局《电子档案移交与接收办法》的要求，为加强对电子档案的统一管理，规范电子档案的移交与接收工作，全市各级综合档案馆对各立档单位2000年以后形成的档案实行纸质档案与电子档案“双套制”接收与管理，现印发《包头市电子档案移交与接收办法》，请认真遵照执行。 包头市档案局 2016年3月28日 包头市档案局 2016年3月28日印发 包头市电子档案移交与接收办法 第一章 总 则 第一条 为了加强包头市电子档案的统一管理，规范电子档案的移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发利用，特制定本办法。 第二条 本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 第三条 移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。 第四条 各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。 第二章 电子档案移交 第五条 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。 第六条 档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。 第七条 电子档案移交的基本要求： （一）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行； （二）尚未形成电子档案的纸质档案，按照《包头市机关文书档案数字化规程》（包档发〔2014〕45号）进行数字化后形成电子档案。 （三）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。 第八条 电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。 第九条 电子档案的移交可采用离线或在线方式进行： （一）在线移交电子档案的单位通过包头市档案资源中心管理系统（http://10.18.150.48:8089/dev/da）移交非涉密的电子目录和公开的电子档案。 （二）离线移交电子档案的单位通过标准的excel格式移交电子目录，电子原文通过移动存储介质移交。 第十条 离线移交电子档案应当满足下列基本要求： （一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）标准； （二）移交单位一般刻录两套光盘，向同级国家综合档案馆移交一套，自身保留一套，同时还需在移动存储介质上备份保存； （三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测； （四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）。 第十一条 档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。 第十二条 采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交。 第三章 电子档案接收 第十三条 国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。 第十四条 电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。 第十五条 国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。 第十六条 电子档案检验合格后办理交接手续，填写《电子档案移交与接收登记表》（见附件2），由交接双方签字、盖章，各自留存一份。 第十七条 国家综合档案馆应当对电子档案数据迁移和转换前后的一致性进行校验。 第十八条 国家综合档案馆对电子档案载体应当按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T 38-2008）和《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）进行管理。 第四章 附 则 第十九条 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。 第二十条 本办法由包头市档案局负责解释。 第二十一条 本办法自发布之日起施行。 附件1 电子档案载体标注内容 载体标识：全宗号—年度—载体顺序号。 载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、套别等。 1. 全宗号是档案馆分配给立档单位的编号； 2. 年度是该载体内档案起止年度，如2001年至2006年即标定为2001/2006； 3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成； 4. 数据量是载体内档案存储容量； 5. 密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注； 6. 存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208； 7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台； 8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。 附件2 电子档案移交与接收登记表 交接工作名称 内容描述 移交电子档案数量 移交数据量 载体起止 顺序号 移交载体类型、规格 检验内容 单位名称： 移交单位 接收单位 准确性检验 完整性检验 可用性检验 安全性检验 载体外观检验 填表人(签名) 年 月 日 年 月 日 审核人(签名) 年 月 日 年 月 日 单位(印章) 年 月 日 年 月 日 填写说明: 1.交接工作名称: 按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。 2.内容描述：交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。 3.移交电子档案数量：交接档案的文件总数和案卷总数。 4.移交数据量：一般以GB为单位，精确到小数点后3位。 5.载体起止顺序号：光盘流水号。 6.移交载体类型、规格：在线移交时，填写“在线”。 7.准确性检验：检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。 8.完整性检验：移交的档案和档案数据的完整性检验。 9.可用性检验：检验电子档案的可读性等。 10.安全性检验：对计算机病毒等进行检测。 11.载体外观检验：检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。