包头市档案局关于做好搬迁单位档案安全管理工作的通知

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包档发〔2015〕13号 包头市档案局关于做好搬迁单位 档案安全管理工作的通知 市直各机关、各有关单位： 随着我市机关单位办公区域的调整，部分机关单位将搬迁到新址办公。为确保搬迁过程中档案资料的完整与安全，妥善做好档案资料的管理工作，避免档案遗失和发生失泄密事件，现将有关工作通知如下： 一、提高认识，加强领导，落实责任 档案是国家重要的信息资源，是部门工作业绩、发展历史的真实记录，具有资政惠民的凭证作用。各单位领导要充分认识做好档案工作的重要性，本着对历史负责的态度，加强领导，落实责任。妥善安排好档案专用库房，配置必要的档案保管设施设备。档案人员要做好各类文件资料的清查、整理和归档、移交工作，确保档案的安全与完整。如搬迁过程中出现档案工作人员玩忽职守，导致损毁和丢失档案或不按规定归档等行为，将依照《中华人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》追究有关人员的法律责任和纪律责任。 二、及时清理、归档，确保档案齐全完整 近年来，机关档案工作在各部门领导的重视和支持下，通过联合执法检查，档案工作水平有了整体提高。但目前仍有部分机关应归档的文件材料没有及时整理归档，根据《中华人民共和国档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”的规定，各单位一定要抓紧安排对散存在各科室及个人手中的各类文件资料进行彻底清理。凡是反映本机关工作活动的具有保存价值，没有集中到档案室管理的文件、图表、声像、电子文件等，都要集中时间、集中人力进行清理、鉴定、整理、归档，并移交档案室保存，确保本单位各类档案资料的齐全完整。 三、加强档案搬迁鉴定保密工作 1.成立档案鉴定工作领导小组，依法履行职责。各单位要在搬迁前对本单位2014年以前所形成的各类文件材料进行清理、鉴定，任何部门和个人都不得私自带走、留存、转移和擅自销毁档案。到期文书档案（包括在整理档案过程中清理出来不归档的文件材料）的销毁由各单位档案鉴定领导小组进行鉴定审批，按照规定清点、登记、编制销毁清册，并进行两人以上监销。 2.认真落实档案保密防范措施。各单位要充分认识做好档案搬迁保密工作的极端重要性，确保档案实体与信息的双重安全，加强对秘密文件和内部资料的管理，严防丢失和被盗，严禁将涉密文件、资料和其他物品随便丢弃或出售给非保密定点回收单位。在搬迁过程中要认真做好档案的清点、包装、运输等环节的工作，保证档案安全，杜绝档案资料遗失。搬入新档案室后要及时清点上架，提供利用，做好“八防”工作。 包头市档案局 2015年3月30日 包头市档案局 2015年3月30日印发