昆区档案局民生档案数字化工作正式启动

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为进一步加强昆区档案局档案信息化建设，提高档案管理现代化水平，实现信息资源共享，加强区域性档案信息资源整合，更好地为经济社会发展服务。昆区档案局于2017年2月20日正式开始婚姻档案数字化扫描工作。此次工作结合档案工作实际，严格按照《电子文件归档与管理规范》、《纸质档案数字化技术规范》等文件的要求，明确本单位文件处理程序和相关部门及人员的岗位职责，做到专项工作有专人负责，专项设备有专人保管与维护。业务人员要确保其活动中形成的电子文件的完整和准确，做到统一思路、明确目标、规范管理。 档案数字化加工主要流程包括：提卷-拆卷-档案著录-扫描-图像处理-校对-版式还原-终验-挂接。档案局提供电脑2台、办公桌椅、监控设备、装订耗材等设备，扫描公司提供扫描仪，供数字化加工使用。同时，档案局配备现场管理人员负责档案提卷和还卷以及数据终验等交接工作，扫描公司配备项目负责人、著录人员、扫描人员、图像处理人员等负责相关工作。 此次档案数字化工作，昆区档案局与扫描公司签署保密协议，严格按照相关规定做好保密控制，在开始进行数字化加工时，不允许加工人员携带任何存储介质进出加工现场。数字化加工人员进入加工室后，统一佩戴工作证及工作服，手机存放到屏蔽柜中或统一存放处，禁止存放易燃、易爆的物品，保持场所清洁、干燥，做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等。数字化加工人员在下班时切断电源，锁好门窗，必须把需要交接的档案统一放到档案存储交接柜中。为避免数据采集过程中数据通过网络外泄，我单位在加工期间将关闭外网，只使用局域网完成数字化作业，做到绝不对外泄漏任何信息。 按照馆藏婚姻档案20万卷计算，每卷大约按1.2页计算，总页数为24万页，配备2台扫描仪，5人进行扫描，一个月工作日为22天计算，每人每天完成扫描2500张左右，月完成扫描合计量为：2×22×2500=11万页，大约两个月的时间完成。 完成档案数字化工作后，档案信息将保存到档案库数据中心，利用者将通过电脑实现检索查档，取代人工在档案室翻找目录的形式，使民生档案的利用率更高，民众查找利用档案更加快速便捷。 （昆区档案局 郑磊）