关于进一步加强全市重大建设项目档案管理工作的通知

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包 头 市 档 案 局 包头市发展和改革委员会 包档发〔2016〕26号 关于进一步加强全市重大建设项目 档案管理工作的通知 各旗县区档案局、发改局，稀土高新区经济发展局，市直有关单位： 为进一步规范我市重大建设项目档案管理工作，保证重大建设项目档案的齐全完整、安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《内蒙古自治区档案条例》和自治区档案局、自治区发改委联合印发的《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》的规定，现对各级人民政府及其投资主管部门审批、核准的重大建设项目，提出以下指导意见： 一、提高认识，加强对重大建设项目档案工作的领导 重大建设项目档案是重大建设项目的真实记录，是对重大建设项目进行审计、监督、管理、验收和使用维护、改扩建的重要依据。全市各级项目主管部门、档案行政管理部门和项目法人单位要从战略的高度深刻认识搞好重大建设项目档案工作的重要性。项目法人单位要明确分管项目档案工作的领导，建立重大建设项目档案管理网络，建立项目档案工作机构，配备专、兼职档案人员，纳入有关部门岗位责任制，档案工作机构在做好自身项目档案工作的同时，要负责对各参建单位档案工作进行监督、指导，把重大建设项目档案工作切实抓紧、抓好，落到实处。 二、将重大建设项目档案管理纳入合同管理 项目档案工作纳入项目法人制、招标投标制、工程合同制、工程监理制管理，项目法人单位在与各参建单位签订项目合同、协议时，要设立专门条款，明确规定各参建单位对项目文件材料的整理、归档责任及完成标准，明确监理单位对项目文件材料的审查责任，保证重大建设项目档案的完整、准确和系统。 三、坚持项目档案工作与项目建设同步进行 项目法人单位对建设项目档案工作负总责。在下达项目计划、检查项目进度时，要同时部署、检查档案工作；在项目验收时，要把项目档案纳入验收范围。参建单位具体负责建设项目档案的形成、积累、整理、归档工作，要做到项目文件材料的形成、积累、整理、归档与项目建设同步进行。与工程配套的设备开箱验收时须有档案人员参加，以保证及时收集设备文件材料。 四、建立、完善重大建设项目档案管理各项规章制度和标准 项目法人单位要以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）为依据，结合行业要求和项目自身特点，制定本项目文件材料立卷归档办法，为项目档案整理提供统一标准，保证重大建设项目档案整理规范化、标准化。 五、严格执行重大建设项目档案的登记制度 项目法人单位应按照《国家重点建设项目档案管理登记办法》(档发字〔1997〕15号)的规定，在项目开工6个月内填写重大建设项目档案管理登记表，报送组织验收的档案行政管理部门、项目主管部门，同时抄送项目所在地的档案行政管理部门。各级档案行政管理部门要做好登记服务工作，掌握项目及档案工作开展情况，对项目档案工作进行全程跟踪指导服务。 六、切实加强重大建设项目档案验收工作 重大建设项目档案验收是重大建设项目竣工验收的基础，是整个建设项目验收工作的重要组成部分。各级档案行政管理部门要配合项目主管部门，按照自治区档案局、自治区发改委联合印发的《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》(内档联发〔2015〕2号)的要求，切实做好重大建设项目档案验收工作，确保项目档案的齐全、完整和准确。 七、加大执法力度，严格依法行政 各级档案行政管理部门要加大对重大建设项目档案工作的执法力度。对违反《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作规定，不按要求收集、整理、移交、报送和接收重大建设项目档案的行为，档案人员有责任向档案行政管理部门报告；对造成项目档案丢失和损毁的单位和个人，档案行政管理部门要依据档案法律法规予以严肃查处。 附件：1. 《包头市重大建设项目档案管理登记表》 2. 《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》 包头市档案局 包头市发展和改革委员会 2016 年 7 月25 日 （联系方式：包头市发改委重大项目办公室 5109404 包头市档案局业务二科 5616662） 包头市档案局 2016年7月25日印发 附件1： 包头市重大建设项目档案管理登记表 编号： 项 目 名 称 建设单位或项目法人 地 址 邮 编 上级主管部门 批准概算总投资 万元 计划工期 年 月— 年 月 主 要 单 位 工 程 名 称 现已完成的单位或单项工程 主要设计单位 主要施工单位 主要安装单位 主要监理单位 项 目 档 案 和 资 料 管 理 情 况 档案资料管理 部门名称 隶 属 部 门 联系地址、电话 负责人 项目建档时间 库房面积/档案工作其它用房 面积 设 施 设 备 现有档案和资料数量（正本） 卷（册） 图 纸 张 数 填 表 单 位 （盖 章） 年 月 日