关于做好嘎查村（社区）“两委”换届选举档案管理工作的通知
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关于做好嘎查村（社区）“两委”换届
选举档案管理工作的通知
包选组办发〔2015〕18号
各旗县区、稀土高新区嘎查村（社区）“两委”换届选举工作领导小组，各旗县区档案局、稀土高新区管委会办公室：
当前，我市嘎查村（社区）“两委”换届选举工作已全面展开，为确保换届选举档案的齐全完整和规范管理，更好地服务换届选举工作，根据《中国共产党基层组织选举工作暂行条例》、《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》规定和市委、市政府关于嘎查村（社区）“两委”换届选举工作有关文件要求，结合我市实际，现就做好嘎查村（社区）“两委”换届选举档案管理工作通知如下：
一、充分认识做好嘎查村（社区）"两委"换届选举中档案管理工作的重要意义
嘎查村（社区）“两委”换届选举是农村基层组织建设和基层民主政治建设的一件大事，是一项政治性、政策性、法律性和业务性都很强的群众性工作。在换届选举工作过程中形成的各种文字、图表、声像等不同形式和载体档案材料，是嘎查村（社区）“两委” 换届选举和发展历程的真实记录，是嘎查村（社区）级档案的重要组成部分。及时做好换届选举文件材料的收集、整理、归档和保管工作，建好、管好换届选举档案，维护嘎查村（社区）“两委”换届选举工作的历史原貌，对于促进选举工作的顺利进行和换届后嘎查村（社区）各项工作的有序开展，以及为今后工作的开展积累经验和提供参考依据，都具有十分重要的意义。各级有关部门应从推进基层民主法制建设的高度来重视换届选举档案工作，加强监督指导，采取有力措施，实现换届选举档案的规范管理和有效利用。
二、明确职责，做好嘎查村(居)“两委”换届选举文件材料的收集、整理和移交工作
各级换届选举机构要按照“谁形成、谁整理、分级负责、齐抓共管”的原则，将换届选举文件材料的收集、整理、归档和移交工作，作为一项重要内容，纳入换届选举工作的全过程，并明确专人负责。嘎查村（社区）“两委”换届选举文件材料属于各单位的文书档案范畴，换届选举机构要按照《嘎查村（社区）“两委”换届选举文件材料归档范围和档案保管期限》(见附件) 及时完整地做好收集整理工作，纸质材料依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）进行整理，文件材料应当字迹工整、手续完备，归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等应符合档案保管的要求。保管期限分为永久和定期，具有重要凭证、依据和查考利用价值的，应当永久保存；具有一般利用保存价值的，应当定期保存，期限为30年或者10年。非纸质材料要配以相应的目录和说明，并确保载体的有效性，重要的电子文件要使用不可擦写光盘，并制成纸质档案保存。
换届选举档案按形成单位实行分级管理，旗县区换届选举工作机构形成的材料，属于机关文书档案，换届选举工作结束10日后，由换届选举工作机构负责收集、归档，分别移交同级组织和民政部门档案室统一保管；乡镇换届选举工作机构形成的文件材料，属于乡镇文书档案，换届选举工作结束10日后，由乡镇换届选举工作机构负责收集、归档，移交乡镇综合档案室统一保管；村换届选举工作机构形成的文件材料，属于村文书档案，换届选举工作结束10日后，由村选举委员会负责收集、归档，移交村档案室统一保管。移交时，要履行交接手续，做到帐物相符。新一届村民委员会应明确分管档案工作的领导，确定负责档案管理的具体人员，确保本村档案的完整、安全和有效利用。
三、摸清底数，全面做好村“两委”换届前的档案清理交接工作
对于各嘎查村（社区）历年形成的档案资料，村“两委”换届选举前，各乡镇要指导监督辖区内各嘎查村（社区）进行全面清点，做好档案数量统计，并按档案类别编制目录。由上一届村民委员会自新一届村民委员会产生之日起10日内向新一届村民委员会移交。任何个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。
四、切实做好嘎查村（社区）“两委”换届选举档案工作的监督指导
各部门要紧密配合，协调工作，加大档案指导的力度，要加强对乡镇、嘎查村（社区）档案人员的业务培训，做好业务指导工作，保证文件材料整理归档达到规范标准。在嘎查村（社区）“两委”换届选举结束后，要将档案工作作为重要方面列入换届选举检查验收内容中，对换届选举档案收集整理和保管利用情况进行检查，以确保换届选举档案的齐全完整、整理规范和保管安全。
五、严肃档案管理工作纪律
凡是换届选举过程中形成的具有查考和利用价值的文字、图表、声像等文件材料都属归档范围，任何单位或个人不得私自留存和拒绝归档。密封的选票在保管期内未经有关部门批准，不得私自开启。档案的销毁，要严格按规定办理手续。在新老村“两委”班子交接过程中，任何人不得将村“两委”会议记录、财会、经营等档案私自隐藏或拒绝移交。在村“两委”换届选举过程中涂改、损毁、丢失档案或拖延、拒绝移交档案的，将严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律规定严肃处理，并追究有关人员责任，情节严重的，移交司法机关追究其刑事责任。
附件：嘎查村（社区）“两委”换届选举文件材料归档范围和档案保管期限
包头市嘎查村（社区）“两委”
换届选举工作领导小组办公室 包头市档案局
2015年5月5日
附件：
嘎查村（社区）“两委”换届选举文件
材料归档范围和档案保管期限
一、各级党委、政府和有关部门形成的换届选举工作文件材料
1、成立换届选举工作领导机构、办公机构的文件材料；（永久）
2、下派指导换届选举工作人员文件；（永久）
3、对各村调查摸底情况，整顿、分类指导的文件材料；（30年）
4、换届选举工作实施方案，流程图、操作规程 ；（永久）
5、对嘎查村委会干部任期和离任经济责任审计通知、结果；（永久）
6、换届选举培训材料(培训内容、方案、参训人员名单)；（30年）
7、宣传提纲、宣传标语；（30年）
8、换届选举工作简报和情况通报；（10年）
9、换届选举期间人民群众来信来访的登记和处理结果；（30年）
10、统一的换届选举选民证、预选票、选票、工作证、委托投票证、外出党员、选民通知书等样本；（永久）
11、各村选举工作的请示、批复，正式候选人名单；（永久）
12、换届期间嘎查村网络舆情的调查处理和跟踪反馈情况；（永久）
13、换届选举工作统计表；（永久）
14、换届选举的预结算；（永久）
15、对换届选举中涉嫌严重违法、违纪、构成犯罪或造成恶劣影响的事件的调查、处理材料；（永久）
16、各媒体对换届选举工作的宣传报道；（永久）
17、换届选举工作的照片、录音、录像及实物文件材料；（永久）
18、换届选举工作的检查验收与总结；（永久）
19、上级有关换届选举工作的文件、领导讲话等材料；（10年）
二、嘎查村（社区）形成的换届选举工作文件材料
1、关于成立换届选举工作机构的文件；（永久）
2、嘎查村委会干部任期和离任经济责任审计通知、结果；（永久）
3、换届选举办法、流程；（永久）
4、党员调查摸底及公示文件材料，推选嘎查村（居）民代表文件材料；
（永久）
5、召开选举工作会议的通知、议程、领导讲话、会议记录；（永久）
6、换届选举工作中的报告、请示、批复、重要问题处理、经费预决算报告；
（永久）
7、“两委”候选人的承诺目标；（永久）
8、选民登记名册、村民代表登记名册；候选人提名表和提名情况统计、候选人名单；村党组织和村委会成员名单、村民小组长名单；（永久）
9、换届选举中《选民登记确认书》、《竞选人资格确认书》、《选举程序确认书》、《选举结果确认书》等重点环节监督的文件材料；（永久）
10、村级换届选举会议议程、主持词、述职报告、民主评议、投票办法、选举结果、当选成员名单、当选证书、会议记录等；（永久）
11、选举工作中回收的经检验有效的全部预选票、选票；（永久）
12、换届选举结果的通知、批复、决定，换届选举工作总结；（永久）
13、换届选举工作中的来信来访及调查、处理结果；（永久）
14、“两委”新老班子工作交接凭证、文据等材料；（永久）
15、“两委”成员被罢免、辞职以及补选村“两委”成员的材料；（永久）
16、各媒体对换届选举工作的宣传报道；（永久）
17、上级有关换届选举工作的文件材料；（ 10年）
18、换届选举过程中形成的照片、录音、录像及实物文件材料；（永久）
包头市嘎查村（社区）“两委”换届选举工作领导小组办公室
2015年6月1日印发