包头市档案馆纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法

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1总则 1.1为了规范纸质档案数字化加工项目验收管理，确保档案安全和项目质量达到有关要求和标准，特制定本办法。 2依据及前提条件 2.1依据档案数字化加工项目合同书、合同附件、有关技术说明文件及规范的验收资料，按照国家和地方的相关法律、法规、国家标准、行业标准、地方标准进行验收。 2.2项目验收的前提条件 2.2.1项目按照合同并满足使用要求； 2.2.2各个分项全部预验收合格； 2.2.3各种验收资料完备，符合合同内容； 2.2.4合同或合同附件规定的其他验收条件。 3验收内容 3.1分项验收：对纸质档案数字化加工项目分项进行验收，包括档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据备份等。验收以抽检的方式检查已完成数字化加工的所有档案和数据，抽检的比率不得低于档案和数据总量的5%。 3.2验收指标：以下分项抽检标记为“不合格”：未按数字化加工要求拆装、处理档案，档案破损、页码顺序错误、页数不清、目录不实；扫描档案技术指标错误，扫描、处理图像文件不完整、不清晰、不反映档案原貌以及有缺页、漏页、重页、顺序颠倒等质量问题；图像文件存储格式、命名未按规范要求；目录建库数据格式不符合规范要求，著录项目不全、内容不准确规范，不能与图像数据库批量、快速挂接以及数据挂接错误的；数据备份不当造成数据丢失、错误，成品数据未进行多套备份。 验收抽检的合格率达到99.8%以上（含99.8%）时，予以验收“通过”。 合格率=合格的文件数／被抽检文件总数×100%。 4验收程序 4.1验收程序 4.1.1预验收 4.1.1.1项目竣工后经测试和试运行合格，项目承担单位根据合同、招标书、计划任务书，检查、总结项目完成情况后向市档案馆提出预验收申请。 4.1.1.2市档案馆和项目承担单位组成初验小组，对项目的各项工作进行全面检查。 4.1.1.3项目承担单位提供验收材料：项目工作报告、项目实施报告和项目验收测评材料。 4.1.2验收 4.1.2.1项目承担单位根据合同、招标书、检查总结项目组织实施和完成情况后向市档案馆提出验收申请。 4.1.2.2经过审核，材料齐全，由市档案馆会同相关部门组织验收。 4.1.2.3验收组成员由市档案馆会同相关部门的管理人员、专业技术人员共同组成。验收时按照相关验收内容及标准进行，验收后由市档案馆出具验收报告。 4.1.2.4验收形式：采用会议与现场测试相结合的形式。 4.1.2.5验收步骤 4.1.2.5.1承担单位作项目工作报告、项目实施报告和项目验收测评材料。 4.1.2.5.2验收组进行现场检查和测试； 4.1.2.5.3验收组对项目进行全面评价并给出验收意见； 4.1.2.5.4验收组组长宣读验收意见。 4.1.2.5.5验收签字：经过验收形成验收报告，验收组成员签字，并提交市档案馆存档。 5验收结论 5.1验收结论分为验收合格和验收不合格。符合纸质档案数字化加工标准规范、目录数据库与全文数据库正常挂接、任务按期保质完成、经费使用合理的，视为验收合格； 5.2项目凡具有下列情况之一的，按验收不合格处理： 5.2.1未按项目考核指标或合同要求达到所预定的主要技术指标的； 5.2.2所提供的验收材料不齐全或不真实的； 5.2.3项目的内容、目标或技术指标等已进行了较大调整，而未得到相关单位认可的； 5.2.4项目实施过程中出现重大问题，尚未解决和作出说明，或实施过程及结果等存在纠纷尚未解决的； 5.2.5没有对数据、相关系统或设备进行试运行，或者试运行不合格； 5.2.6项目经费使用情况审计发现问题的； 5.2.7违反法律、法规及相关标准规范的其他行为。 6验收结论确认和处理 6.1由市档案馆会同相关部门根据验收意见和相关资料得出结论，并进行确认。 6.2项目验收结论的处理 6.2.1验收结论为验收合格的，市档案馆将全部验收材料统一装订成册并连同相应的电子文档（doc格式）存档。 6.2.2验收结论为验收不合格的，责令项目承担单位限期整改，整改后试运行合格的，项目承担单位重新申请验收。 6.2.3未通过验收的档案数字化加工项目，不得交付使用。 6.3项目交接：项目竣工验收合格后，应办理项目交接手续。项目的移交包括项目实体移交和项目文件移交部分。 包头市档案馆 2014年6月10日 附件1： 包头市档案馆纸质档案数字化加工项目 验收大纲 一、验收对象： 二、项目来源： 三、组织验收单位： 四、验收形式：会议结合现场测评。 五、验收组织：成立验收组，由名专家及相关人员组成。验收组设组长1名，组员名。 六、验收依据：合同及档案信息化相关标准规范。 七、验收目的：由验收组对项目进行评价，做出项目可否验收的结论。 八、验收内容： 1.审查是否完成项目合同所明确规定的全部指标； 2.审查验收材料是否正确、规范、完整并符合要求； 3.检查数据是否符合标准规范，测试项目实施的效果； 4.对有关问题进行质询并提出改进意见。 九、验收程序 1.查阅：查阅项目承担单位提供的验收文件； 2.审查：对照验收文件进行实地审查； 3.分析：对验收中认定的事实及有关资料进行整理和比较分析； 4.评价：对项目合同完成情况进行综合评价。 十、验收会形成的文件：验收报告。 附件2： 包头市档案馆纸质档案数字化加工项目 工作报告 项目名称： 项目编号： 项目承担单位：（盖章） 起止时间：年月—年月 一、项目工作情况概述（立项、方案、组织、管理等） 二、主要内容及规模 三、使用情况及应用效果 四、存在问题及改进意见 附件3： 包头市档案馆纸质档案数字化加工项目 实施报告 项目名称： 项目编号： 项目承担单位：（盖章） 起止时间：年月—年月 一、项目实施情况概述（方案、组织、管理、技术手段等） 二、主要内容和达到的技术指标 三、存在问题及改进意见 附件4： 包头市档案馆纸质档案数字化加工项目 验收测评材料 项目名称： 项目编号： 项目承担单位：（盖章） 起止时间：年月—年月 验收日期：年月日 一、分项验收 （一）档案整理 验收内容 验收要求 是否符合要求 （√／×） 1.页数清点 清点每份档案的实际页数，对页号错编、漏编等情况进行修正 2.目录核实 根据档案数字化相关标准，核对、规范档案目录著录内容，确认目录与档案实体是否一致，对不规范、错误的档号、题名、责任者、文件起止页号和页数等进行修正 3.拆除装订 在确保档案不受损的前提下拆除档案装订物；用浆糊等使档案粘连难以拆除或拆除会造成档案损坏的，不拆除装订 4.扫描方式确认 根据档案纸张的实际情况确认采用快速扫描或平板扫描，纸张年代久远、过软、过厚、过薄、破损或字迹不清等，采用平板扫描 5.页面修整 页面破损严重、无法直接进行扫描的档案，应交有关部门技术修复后再扫描；折皱不平影响扫描质量的应先压平或用低温熨斗熨平后再进行扫描 6.装订 扫描完成后，拆除过装订物的档案应清点无遗漏，按顺序排列，恢复装订或根据业主要求改变装订 7.档案整理登记 制作并填写档案数字化整理过程登记表单，详细记录档案的目录更正、拆除装订情况以及每份文件的起始页号、页数、扫描方式等 适用标准、规范 《档案著录规则（DA/T18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范 验收小结 验收人：（签名） 年月日 （二）档案扫描 验收内容 验收要求 符合性检查 （√／×） 1.扫描色彩模式选择 黑白二值 页面为黑白两色，且字迹清晰、不带插图的档案 灰度 页面为黑白，但字迹清晰度差或带有插图的档案 彩色 页面中有红头、印章或有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案 2.扫描分辨率 黑白二值、灰度、彩色≥20DPI 3.扫描登记 制作并填写数字化加工登记表单，登记扫描色彩模式、分辨率以及扫描页数，核对每份文件实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致 4.适用标准、 规范 《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等 验收小结 验收人：（签名） 年月日 （三）图像处理 验收内容 验收要求 符合性检查 （√／×） 1.图像质量 图像清晰、完整，反映档案全貌；页面底色、字迹、印章颜色与档案本身颜色相仿，色泽均匀 2.纠偏 图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯 3.去污 对因档案破损、虫霉或扫描形成的，影响页面美观的污点、黑边等进行去污处理，在不影响可懂度的前提下展现档案原貌 4.图像拼接 对大幅面档案采用分小幅扫描形成的多幅图像进行拼接，图像完整，拼接无误 5.裁边 对档案修补或扫描等形成的，超出页面正常边距，无内容、多余的边进行裁切，缩小文件容量 适用标准、规范 《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等 验收小结 验收人：（签名） 年月日 （四）图像存储 验收内容 验收要求 符合性检查 （√／×） 1.存储格式 黑白 灰度/彩色 TIFF JPEG 2.图像文件命名 每一份文件以其对应的唯一档号（归档号）来命名扫描后的图像文件，具体为档号加上图像顺序号，之间以“—”间隔；档号（归档号）格式符合《档号编制规则（DA/T13-94）》或其他行业标准，与其目录数据的档号格式一致。 3.图像文件夹 建立及命名 传统以卷为单位的档案，每卷建立一个文件夹并以其案卷级档号来命名；以件为保管单位的档案，每件建立一个文件夹并以其归档号来命名。 适用标准、规范 《档号编制规则（DA/T13-94）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》等 验收小结 验收人：（签名） 年月日 （五）目录建库 验收内容 验收要求 符合性检查 （√／×） 1.档案著录 著录 项目 著录项目齐全，包括档号（归档号）、责任者、题名、时间、页码或页数以及其他行业标准或业主要求 档号 (归档号) 档号（归档号）准确、规范，格式与命名其数字图像文件的档号格式一致，符合相关规范要求 题名 题名准确、全面揭示文件内容；公文题名应有责任者、文件内容、文种等；文字通顺、规范简洁，字数不超过125个中文字或250个字符 责任者 机关、团体责任者必须用全称或规范通用简称，个人责任者只录姓名；责任者应考证准确，无法考证者以“□□□”占位代替 时间 时间以公园纪年，无时间但能够从档案内容中考证出来的，要求填注考证时间，无法考证的则以“00000000”替之 页码或页数 用阿拉伯数字录入；传统案卷卷内文件目录填写每份文件的起始页号，最后一件填写起止页号；归档文件如实填写每份文件的页数 无法识别文字的处理 目录中有无法识别的文字，应尽量考证，如遇无法考证的用“□”表明。 2.数据格式 选择现有国家、地方标准要求的数据格式（DBF、TXT或MDB），所选定的数据格式应能直接或间接通过DARMS档案管理软件进行数据交换 3.目录数据 质量检查 采用人工校对或自动校对的方式，对机读目录数据库的建库质量进行检查，核对著录项目是否完整，内容是否规范、准确，是否有漏录、错录等问题，对错录、漏录的数据进行修正、补录 适用标准、 规范 《档案著录规则（DA/T18-1999）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范 验收小结 验收人：（签名） 年月日 （六）数据挂接 验收内容 验收要求 符合性检查 （√／×） 1.汇总挂接 汇总数字化完成的所有图像数据和目录数据，通过相应的软件自动搜索、加入对应的电子地址信息等功能，实现目录数据库与图像数据库批量、快速的挂接 2.挂接质量 以抽检的方式检查数据挂接的总体质量，抽检的比率不得低于数据总量的5%；检查目录数据库与图像文件是否有挂接错误，图像文件的命名与其目录数据的档号是否一致，一份文件的图像文件是否完整、顺序正确、无缺漏或多余页等 适用标准、规范 《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》及档案整理相关标准、规范 验收小结 验收人：（签名） 年月日 （七）数据备份 验收内容 验收要求 符合性检查 （√／×） 1.备份范围 目录数据和全文数据 2.日常备份 每天形成的数据备份到计算机硬盘或业主指定的存储位置 3.成品备份 数据挂接并验收合格后，进行多套备份（至少3套），存储至脱机介质上 4.数据检验 备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否正确 5.备份标签 备份介质有规范的标签 6.备份登记 填写日常数据备份和成品数据备份管理工作登记表单 适用标准、规范 《电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）》、《纸质档案数字化技术规范（DA/T31—2005）》、《内蒙古自治区电子文件归档与移交数据结构规范（试行）》、{《电子文件（档案）数据光盘存储管理规范》、《电子文件（档案）数据光盘载体标注格式》}等 验收小结 验收人：（签名） 年月日 二、综合测评 档案全宗名称 数据总量 抽检量 抽检率（%） 目录（条） 全文（页） 主要技术指标 合格数 合格率 图像分辨率 彩色（≥200dpi） 黑白、灰度（≥200dpi) 图像存储格式 黑白（TIF） 灰度（JPG） 彩色（JPG） 还原效果 等于或优于复印效果 目录与图像挂接 准确性、完整性 图像处理 去污、纠偏、清晰度等 综合质量评估 符合性选项 目录结构的规范性 □符合□基本符合□不符合 介质及存储格式的 规范性 □符合□基本符合□不符合 数据备份的完整性 □符合□基本符合□不符合 测评结果分析与建议 汇总合格率： % 测评人：（签名）审定人：（签名） 年月日 三、验收组成员名单 姓名 单位 验收组职务 职称/职务 本人签名 四、验收意见和结论 验收意见： 验收结论： 1.验收合格（）2.验收不合格（） 组长（签名）： 年月日 签 字 承担单位： 年月日 验收单位： 年月日