内蒙古自治区数码照片档案管理办法

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第一条为加强和规范数码照片档案的管理，确保数码照片档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《内蒙古自治区档案条例》等有关法律法规和《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）、《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）等法律、法规和标准，制定本办法。第二条本办法适用于自治区各级机关、团体、企业事业单位，其他社会组织参照执行。第三条本办法所称数码照片是指用数码照相机（DigitalStillCamera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。纸质照片扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。第四条本办法所称数码照片档案是指自治区各级机关、团体、企业事业单位在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，保存数码照片时，同时保存数码照片的元数据，元数据一般包括该照片的文字说明和可交换图像文件（EXIF，ExchangeableImageFile）。第五条数码照片档案属于立档单位全宗的组成部分，由本单位档案部门集中统一管理。档案部门负责建立健全数码照片归档制度，指导形成部门开展数码照片收集、归档工作。形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向档案部门移交。技术部门负责为数码照片档案管理提供技术支持。第六条数码照片档案的收集范围和密级确定按照《照片档案管理规范》执行。第七条数码照片档案的保管期限根据照片的价值划定，分为永久和定期两种，定期为30年、10年。第八条形成部门按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。具有永久保存价值的数码照片，应当冲洗后同时归档。第九条数码照片归档时，应由形成部门和档案部门共同进行真实性、完整性、可用性等方面的鉴定和检测。数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在单位内网上在线移交。第十条归档的数码照片应是原始图像文件，不得做改变原始拍摄面貌的修改。第十一条反映同一内容的若干数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的进行归档。照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整。第十二条归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。第十三条数码照片整理参照《归档文件整理规则》，在同一全宗内，按“保管期限——年度——问题”分类。第十四条数码照片的分类应前后一致，并保持相对稳定。不同年度的数码照片应分别整理。第十五条数码照片应在分类方案的最低一级类目内按形成时间或重要程度排列。第十六条数码照片文件采用“保管期限——年度——组号——张号”格式命名。分类方案的最低一级类目内的数码照片构成一组。保管期限：用汉字配合阿拉伯数字表示，如永久、30年。 年度：为四位阿拉伯数字。组号：在同一年度内的组可以用不超过8个字的汉字或汉语拼音字母来表示。张号：同一组内数码照片从“1”开始顺序编号。 例：2009年XX局办公室拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第 一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG，该组第一张照片的文件名可命名为：永久-2009-工作会议-1.jpg或永久-2009-GZHY-1.jpg。第十七条整理数码照片时，在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹。例：XX局的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年XX局办公室拍摄的一组2009年XX工作会议的照片为该年度的第一组数码照片，保管期限定为“永久”，该组照片应存放在以下计算机硬盘路径下：D：\数码照片档案\永久\2009\同一保管期限，同一年度的第二组数码照片也存放在同一计算机硬盘路径下。文件夹结构要与数码照片的命名形成对应关系。第十八条数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。应使用档案级光盘。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用。 第十九不同年度的数码照片档案不应存储在一张光盘中。 在光盘根目录下应有盘内照片说明。盘内照片说明的文件名“盘内照片说明.txt”，内容为本存储载体的各种信息，包括全宗号、目录号、光盘号、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。 第二十条数码照片档案机读目录的著录格式应符合《数码照片档案机讲读目录著录要求》。第二十一条光盘的包装盒上应加贴封面。封面内容包括：全宗号、目录号、光盘号、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。光盘封面格式见附件1。第二十二条数码照片档案光盘应一式两套，一套封存保管，一套提供使用。第二十三条数码照片档案按照《电子文件归档与管理规范》的规定保管。建立数码照片档案的定期检查制度。光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施。第二十四条数码照片档案的利用应遵守各单位档案借阅制度。第二十五条数码照片档案以光盘为载体，区分年度向档案馆移交。第二十六条移交目录要符合数码照片档案机读目录著录要求。第二十七条交接双方依照《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）的要求办理交接手续。第二十八条本办法由内蒙古自治区档案局负责解释。第二十九条本办法自2014年1月1日起施行,原《数码照片档案管理办法（试行）（内档发[2011]27号）同时废止。附件1：光盘封面格式 全宗号 年度 光盘号 数码照片光盘 全宗名称 形成时间 年月至年月 张数 制作时间 制作人 审核人 套别