内蒙古自治区电子文件归档与移交数据结构规范（试行）

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1、范围 本规范适用于归档电子文件移交数据信息的生成、存储与交换。 2、规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》 GB/T18894——2002电子文件归档与管理规范 GB/T18793——2002信息技术可扩展置标语言(XML)1.0 DA/T18——1999档案著录规则 DA/T22——2000归档文件整理规则 DA/T46——2009文书类电子文件元数据方案 DA/T47——2009版式电子文件长期保存格式需求 W3CXMLSchemaPart0：PrimerXML模式第O部分：简介 W3CXMLSchemaPart1：StructuresXML模式第1部分：结构 W3CXMLSchemaPart2：DatatypesXML模式第2部分：数据类型 W3CextensibleMarkuplanguage(XML)1.0（secondEdition）可扩展置标语言（XML）1.0（第2版） W3CNamespaceinXMLXML的命名空间（Namespaces） 3、术语和定义 GB/T9704——1999、GB/T18894——2002、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于标准。 3.1电子文件electronicrecords 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archivalelectronicrecords 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 3.3元数据metadata 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.4背景信息context 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 4、总则 4.1本规范是根据国家颁布的相关标准及国家档案局颁布的行业标准，结合我区电子文件管理实际情况制定。 4.2为了保证电子文件的真实性、完整性、有效性和长期可读性，本标准以归档电子文件的移交环节为关键点，收集捕获电子文件形成的内容、背景、结构信息及其过程文件等。 4.3本规范遵循的基本原则是对从生成、办理、归档到移交所形成的不同版本的电子文件及其元数据采用有利于数字档案信息长期保存和可存取的数据结构进行存储。 其数据结构采用树形结构存储，具体如下图所示： 5、归档电子文件移交数据结构中有关文件的说明 5.1年度归档电子文件 一般为一个年度的归档文件。文件夹名称为“全宗号——年度” 。如：内蒙古档案局2010年归档电子文件，则文件夹名称为“14——2010”。 5.2说明文件 文件名称为说明文件.TXT。 一个年度只需一个说明文件，用于记录各种有助于说明本年度归档电子文件及其脱机保存载体的信息，包括立档单位、年度、归档机构、起止件号、移交文件份数、脱机载体编号等。 5.3文件级目录信息文件 文件名称为文件级目录.XML。 此文件夹用于存放该年度生成的所有文件目录的著录信息。包括电子文件号、全宗号、保管期限、年度、归档机构代码、题名、文种、责任者、文件形成时间、控制标识、页数、归档机构等项目。 5.4归档电子文件夹 归档电子文件夹的名称以电子文件号来命名，一份电子文件保存在一个归档电子文件夹中，用于保存已归档的不同版本的电子文件及其元数据等信息。 5.5拟稿单或承办单 指公文流转单或签批单。一份归档电子文件如是发文应带有拟稿单，如是收文应带有承办单，拟稿单和承办单必须归档保留。 5.6草稿、修改稿、审核稿 主要指文件办理过程中产生的不同版本。可根据具体情况进行取舍，对于重要公文要保留历次的修改稿，一般情况下不保留。 5.7签发稿 指发文机关领导人对文件进行最后审定、签署印发的稿本，必须保留。 5.8版式文件 指正式文件的印制稿，必须保留。 5.9元数据 文件名称为元数据.XML。用于记录每一份电子文件的必选和可选元数据信息。 5.10日志文件 文件名称为日志文件.XML。用于记录每一份电子文件从生成、办理、归档直至移交过程中所进行的任何操作，如公文的操作者、操作时间、操作行为及其他相关内容。 5.11维护日志 文件名称为维护日志.XML。用于归档电子文件在长期保管利用中维护行为的记录与描述，如更改密级、鉴定销毁、数据迁移等。 6、移交数据结构组成元素及其XML模式 6.1文件级目录 XML标记：文件级目录。 值域：不作要求。 Schema定义： Source: 6.1.1条目信息 XML标记：文件级目录。 值域：不作要求。 Schema定义： Source: 6.2归档电子文件元数据 XML标记：元数据。 值域：不作要求。 Schema定义： Annotation:电子文件归档数据结构 Source： 电子文件归档数据结构 6.2.1标识信息 XML标记：标识信息。 值域：不作要求。 Schema定义： Source： 6.2.2内容信息 XML标记：内容信息。 值域：不作要求。 Schema定义： 层次 模型 Source: 6.2.3背景信息 XML标记：背景信息。 值域：不作要求。 Schema定义： 层次 模型 Source: 6.2.4结构信息 XML标记：结构信息。 值域：不作要求。 Schema定义： 层次 模型 Source: 6.3日志文件 XML标记：日志文件。 值域：不作要求。 Schema定义： Source: 6.4维护日志文件 XML标记：维护日志文件。 值域：不作要求。 Schema定义： Source: 附件一归档电子文件移交数据表 序号 名称 定义 数据来源 备注 1 全宗号 档案馆分配给全宗的代码 用户 必选 2 日期 电子文件形成的时间 系统/用户 必选 3 年度 电子文件按年度分类后标记的形成处理年度 系统/用户 必选 4 归档机构代码 文件形成部门汉语拼音缩写 系统/用户 可选 5 件号 文件或组合文件的排列顺序号 系统/用户 必选 6 脱机载体编号 电子文件脱机存储载体排列顺序的一组代码 用户 必选 7 8 脱机载体存址 目录号 电子文件脱机载体的存放位置 全宗内电子文件所属目录的代码 用户 系统/用户 可选 必选 9 题名 表达电子文件的中心内容和形式特征 系统/用户 必选 10 11 并列题名 文件编号 以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名 指文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，也称文号 用户 系统/用户 可选 必选 12 文种 指文件种类的名称 系统/用户 可选 13 14 主题词 关键词 在标引和检索中用以表达电子文件内容的规范化的词组 揭示电子文件主题，为用户提供检索的非规范化的词或词组。 系统/用户 系统/用户 可选 可选 15 内容描述 对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述 系统/用户 可选 16 17 18 19 附件信息 保管期限 主送 抄送 指正文后的附件材料 对电子文件划定的存留年限 电子文件的主要受理者 除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者 系统/用户 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 必选 可选 可选 20 签名人 对电子签名负责的组织或个人 系统 必选 21 责任者 指对电子文件内容进行创造、负有责任的团体或个人 系统/用户 必选 22 归档机构 归档工作承担单位的全称 系统/用户 必选 23 密级 电子文件保密程度的等级 系统/用户 必选 24 保密期限 对电子文件密级时效的规定和说明 系统/用户 可选 25 归档时间 记录文件归档的时间信息 系统/用户 可选 26 页数 电子文件以件为单位编制的总页数 系统/用户 必选 27 控制标识 电子文件是否公开、开放或控制使用的标识 系统/用户 必选 28 行文依据 据以制发本文件的有关法律、法规、政策、指示、意见、文件、职权等。 系统/用户 必选 29 语种 电子文件正文所使用的语言种类 系统/用户 可选 30 维护日志 文件长期保管利用中对所有操作日期及行为的记录和描述 系统 必选 31 处置授权机构 具有文件处置授权权力的机构 系统/用户 必选 32 处置责任者 实施处置行为的责任人 用户 必选 33 处置行为 保管期限期满时对文件采取的处置行为 用户 必选 34 处置时间 对文件采取处置行为的时间 系统/用户 必选 35 电子文件号 唯一标识电子文件的一组代码 系统 必选 36 分类号 采用《中国档案分类法》对电子文件进行主题分析，并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号 系统/用户 可选 37 文件名 标识计算机文件的一组特定字串 系统 必选 38 文件格式 计算机文件的逻辑格式，通常由文件扩展名表示 系统/用户 必选 39 文件大小 计算机文件的字节数 系统 必选 41 信息系统描述 文档创建程序 根据档案实体分类方案赋予电子文件的类别代码 生成和管理电子文件的信息系统的描述信息 形成和处理文档的程序名称和版本 系统/用户 系统/用户 系统/用户 可选 必选 必选 附件二文件级目录数据结构规范模式 附件三归档电子文件元数据结构规范模式 附件四日志文件数据结构规范模式 附件五维护日志结构规范模式